Jak zadbać o dobrą komunikację z biurem projektowym?

Współpraca z biurem projektowym jest kluczowa dla sukcesu przedsięwzięcia. Efektywność działania w dużej mierze zależy od jakości komunikacji. Niestety to właśnie zła komunikacja jest najczęstszą przyczyną opóźnień i nieporozumień w projektach. Wymiana informacji pomiędzy zleceniodawcą a biurem projektowym zwykle przebiega przez e-mail i telefon bez ustalonych wytycznych. Jakie są skuteczne metody na poprawę jakości komunikacji z biurem projektowym?

Jak powinno wyglądać projektowanie biur? Podstawowe zasady prawidłowej komunikacji

Prawidłowa komunikacja w środowisku projektowym wymaga dostosowania konkretnych zasad przekazywania informacji zarówno do specyfiki danego biura, jak i zleceniodawcy. Powinna być ona nie tylko skuteczna, ale również wygodna dla wszystkich uczestników. W przeciwnym wypadku ustalone zasady mogą nie być przestrzegane.

Pierwsze spotkania z przedstawicielami biura projektowego powinny odbywać się osobiście. To najlepszy sposób na precyzyjne ustalenie wszystkich kluczowych obszarów współpracy, a także oczekiwań obu stron. Bezpośrednia rozmowa jest najszybszą i najbardziej efektywną metodą komunikacji. Potencjalni klienci zlecający np. projektowanie biur muszą wiedzieć o najważniejszych zasadach współpracy przed jej rozpoczęciem. Takie podejście pozwala uniknąć nieporozumień i świadczy o wiarygodności firmy.

Jasna, czytelna i zrozumiała komunikacja obu stron

Potencjalni klienci powinni jasno określić swoje oczekiwania i wymogi jeszcze przed podjęciem współpracy. Aby zrobić to prawidłowo, warto sporządzić listę najważniejszych zadań, zaczynając od najpilniejszego i określić orientacyjne ramy czasowe na ich wykonanie.

Niejasne lub nieokreślone oczekiwania prowadzą do opóźnienia podjęcia decyzji o współpracy, a co za tym idzie wydłużenia całego projektu. Pierwszy kontakt, zwykle w formie zapytania ofertowego, powinien zawierać konkretne i szczegółowe informacje dotyczące planowanej inwestycji uwzględniającej np. projektowanie biur.

Szczegółowe wyjaśnianie nieporozumień i potwierdzanie wszystkich ustaleń

Szybkie wyjaśnianie wszelkich nieporozumień i nieścisłości jest kluczowe dla utrzymania dobrej komunikacji. Aby to zrobić, obie strony powinny być nastawione na cierpliwe słuchanie i przedstawianie faktów, a nie opinii. Ważne ustalenia muszą być potwierdzane w formie pisemnej lub mailowej, aby zapewnić dostęp do nich obu stronom. Dobrą praktyką jest potwierdzenie mailowe również mniej istotnych ustaleń.

Komunikacja telefoniczna, choć szybka, nie jest archiwizowana (wyjątkiem są nagrania). Z tego powodu może prowadzić do nieporozumień lub utraty ważnych informacji. Z czego to wynika? Z faktu, że zarówno zleceniodawca, jak i przedstawiciele biura są przeważnie zaangażowani w różne projekty i aktywności, dlatego powracanie do ustaleń telefonicznych np. sprzed 2 tygodni może okazać się problematyczne.

W jaki sposób unikać błędów komunikacyjnych?

Ustalenie listy kontaktowej z danymi osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary projektu ułatwia komunikację i ogranicza ryzyko błędnego przekazu informacji. Dodatkowo określa odpowiedzialność obu stron umowy. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest brak informacji zwrotnej, nieprecyzyjne odpowiedzi lub zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź.

Jak tego uniknąć? Najlepszą metodą jest zobowiązanie obu stron do przesłania informacji zwrotnej na podstawie wcześniej przygotowanego szablonu np. do 3 dni roboczych. Takie rozwiązanie sprawia, że przedstawiciele obu stron umowy dokładnie wiedzą, kto, kiedy i w jakiej formie powinien przesłać wiadomość.